Koszty wyżywienia w delegacji

W naszym Biurze Rachunkowym KeyTax pojawiają się często zapytania o możliwości zaliczenia w koszty posiłków związanych z podróżami służbowymi pracowników. Zagadnienie jest kontrowersyjne i przysparza wielu problemów klientom naszego biura podatkowego.

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zwrot kosztów wyżywienia poniesionych przez pracownika w trakcie podróży służbowej korzysta ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit.  ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z ww. przepisem wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach. Przedmiotowe zwolnienie jest zatem limitowane. Możemy wyróżnić dwa rodzaje podróży służbowych:

• Podróże krajowe – regulowane są przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju 
• Podróże zagraniczne – regulowane przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju 

Z ww. przepisu wynikają wysokości diet.  Należności z tytułu diet są odpowiednio zmniejszane w przypadku gdy pracownik miał zapewnione całodzienne lub częściowe wyżywienie.  iż Jednocześnie jak wynika z przepisów ww. rozporządzeń:

• dieta krajowa wynosi 23 zł za dobę podróży
• dieta zagraniczna, przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta ta przysługuje w wysokości określonej w załączniku do ww. rozporządzenia, odpowiednio dla docelowego państwa podróży

Pracodawcy  spoza sfery budżetowej na mocy  art. 775 § 3-4 Kodeksu pracy  mogą określać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo w umowie o pracę. Nie jest możliwe jednak wypłacanie diety  (podlegającej  zwolnieniu przedmiotowemu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit.  ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych)  wyższej niż 23 zł/dobę.

Istotnym jest fakt, iż diety i inne należności z tytułu podróży służbowych wypłacone pracownikowi w wysokości przekraczającej kwoty określone w ww. rozporządzeniach – podlegają w tej części podlegają składką ZUS  oraz opodatkowaniu, łącznie z innymi przychodami uzyskanymi przez tę osobę ze stosunku pracy.